Politica de confidențialitate

Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm când folosești site-ul și aplicațiile noastre („platforma”), de ce și ce drepturi ai. Se aplică chiriașilor, gazdelor și vizitatorilor.

Pe scurt

• Colectăm ce ne trebuie ca să funcționeze rezervările: contul tău, rezervările și plățile, mesajele și recenziile și, dacă ești gazdă, datele tale de gazdă și ale locației.
• Datele cardului ajung direct la Stripe. Nu vedem niciodată numărul complet al cardului.
• Gazdele văd ce le trebuie pentru o rezervare; numărul tău de telefon, doar de la confirmare și până la 14 zile după rezervare.
• Până la confirmarea rezervării, datele de contact din mesaje sunt ascunse automat.
• Nu folosim instrumente de analiză, publicitate sau urmărire. Hărțile de pe site se încarcă doar dacă le permiți. Ce stocăm pe dispozitivul tău găsești în Politica privind cookie-urile.
• Baza noastră de date este în UE (Frankfurt). Îți poți șterge singur contul oricând.

1. Cine răspunde

Operatorul de date este COGITO CODE S.R.L., Aleea Tândală 18-20, Sector 3, București 031882, România, CUI 48481995 („noi”). Pentru întrebări despre confidențialitate: contact@cogitocode.ro.

Nu am numit un responsabil cu protecția datelor: GDPR nu ne obligă la asta pentru prelucrările noastre. Pentru întrebări despre confidențialitate folosește adresa de mai sus.

2. Ce prelucrăm, de ce și pe ce temei

Temeiurile legale sunt cele de la art. 6 alin. (1) din GDPR: (a) consimțământ, (b) contract, (c) obligație legală, (f) interes legitim.

• Contul. Numele și adresa de e-mail primite de la Google sau Apple la conectare (dacă îți ascunzi adresa de e-mail prin Apple, o adresă de redirecționare) și, dacă te conectezi cu Google, poza de profil; limba aleasă; dacă îl adaugi, numărul de telefon și dacă e verificat (codul îl trimitem prin SMS). Temei: (b). Gazdele trebuie să-și verifice telefonul; pentru chiriași, insigna „telefon verificat” crește încrederea gazdelor, temei (f).
• Rezervările. Sala, data și ora, numărul de persoane, activitatea, mesajul către gazdă, prețul, politica de anulare, starea rezervării, motivul anulării. Temei: (b); păstrarea evidențelor contabile, (c).
• Plățile. Le gestionează Stripe. Noi păstrăm numerele de referință Stripe, sumele, stările, tipul cardului și ultimele patru cifre. Dacă ai fost de acord cu costurile post-sesiune la plată, păstrăm și identificatorii Stripe de client și de metodă de plată salvată pentru acea rezervare (niciodată numere de card), ca să debităm costurile post-sesiune aprobate pe ea. Cardul salvat e detașat odată ce niciun cost post-sesiune nu mai poate fi depus sau nu mai e deschis pentru acea rezervare — termenul de depunere a expirat și fiecare cerere e încasată, închisă sau rambursată — iar când îți ștergi contul, de îndată ce nu mai e nimic deschis. Referința de client rămâne la înregistrarea rezervării. Temei: (b), (c).
• Accesul și sosirea. Când deschizi codul ușii, înregistrăm momentul, ca să protejăm spațiul gazdei și să putem lămuri eventuale dispute. Semnalările de probleme pe care le trimiți (tipul și nota). Temei: (b), (f).
• Mesajele. Textele, fotografiile și fișierele PDF pe care le trimiți. Până la confirmarea rezervării, un program ascunde numerele de telefon, adresele de e-mail și linkurile. Originalul părții ascunse îl păstrăm separat; cealaltă persoană nu îl vede niciodată. Fiecare ascundere și fiecare raportare se înregistrează, fără conținutul mesajelor. O raportare include mesajul raportat și ultimele 20 de mesaje, așa cum le-a văzut cel care raportează. Temei: (b); siguranța și păstrarea plăților pe platformă, (f).
• Recenziile și istoricul de încredere. Notele, textele și răspunsurile. Recenziile sălilor sunt publice. Gazdele care au o rezervare sau o cerere de la tine văd recenziile primite de tine de la gazde și istoricul tău: dacă ești nou pe platformă, rezervările încheiate, neprezentările și anulările (și câte dintre ele au fost făcute cu mai puțin de 24 de ore înainte de început), media notelor de la gazde și dacă îndeplinești criteriile pentru rezervarea instant (nicio neprezentare în ultimele 6 luni și o medie de cel puțin 3,0 de la gazde). Rezervările pe anunțuri demonstrative nu se iau în calcul. Temei: (f), încrederea în platformă.
• Notificările. E-mailurile și notificările din aplicație despre rezervări, mesaje și cont, plus setările tale de notificare. Temei: (b); memento-urile și e-mailurile opționale despre mesaje, (f), iar pe acestea le poți dezactiva.
• Gazdele. Datele de gazdă (numele legal sau denumirea firmei, numele afișat, dacă găzduiești ca firmă sau ca persoană fizică — lucru afișat în anunțuri —, țara, codul de TVA); datele pentru raportarea fiscală (codul de identificare fiscală, numărul de înregistrare, adresa, data nașterii pentru persoane fizice); adresa și poziția pe hartă a locației; datele de acces (codul ușii, Wi-Fi-ul, pașii de sosire, telefonul de contact), arătate chiriașului unei rezervări confirmate la momentul eliberării; starea plăților primite de la Stripe. Temei: (b); raportarea fiscală DAC7, (c) — ce raportăm găsești în Termenii pentru gazde, punctul 1.
• Evidențele juridice. Ce versiune a termenilor și a acestei politici ai acceptat sau ai confirmat că ai citit, în ce limbă, amprenta textului, momentul și canalul (web sau aplicație) — fără adresă IP. Opțiunile tale de marketing pe canale (e-mail, SMS, notificări în aplicație); încă nu trimitem marketing. Alegerea ta privind cookie-urile. Temei: dovada acordurilor, (f); marketingul, (a), consimțământ pe care îl poți retrage oricând la Cont → Informații legale și confidențialitate; evidența cookie-urilor, (c).
• Datele tehnice. Furnizorii noștri de găzduire și de bază de date prelucrează adrese IP și date despre browser în jurnalele lor, ca să livreze și să protejeze serviciul. Temei: (f).

Ce trebuie să ne dai. Pentru cont avem nevoie de numele și adresa de e-mail de la conectarea cu Google sau Apple. Ca să rezervi, avem nevoie de datele rezervării și de o plată cu cardul prin Stripe. Ca să găzduiești, avem nevoie de un număr de telefon verificat și de datele tale de gazdă; înainte de prima plată către tine cerem datele fiscale cerute de lege (DAC7). Fără ele nu poți folosi partea respectivă a platformei. Restul — numărul de telefon ca chiriaș, mesajul către gazdă, recenziile, opțiunile de marketing — depinde de tine.

Confirmarea că ai citit această politică nu este un consimțământ și nicio prelucrare nu se bazează pe ea.

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra ta. Ascunderea automată a datelor de contact nu decide nimic despre tine.

3. Cine primește date

• Alți utilizatori, așa cum am descris mai sus: gazdele văd datele chiriașilor pentru rezervările lor, iar chiriașii văd anunțul gazdei și, la momentul eliberării, datele de acces și telefonul de contact al gazdei. Recenziile publicate ale sălilor sunt publice.
• Furnizorii care lucrează pentru noi:
  • Supabase — baza de date, conectarea și stocarea fișierelor; UE (Frankfurt, Germania).
  • Vercel — găzduirea site-ului.
  • Stripe — plățile; deocamdată Stripe rulează în modul de test. Pentru prevenirea fraudei, verificarea gazdelor și obligațiile sale legale, Stripe acționează ca operator independent.
  • Resend — trimiterea e-mailurilor noastre; UE.
  • Twilio (Twilio Verify) — codurile SMS care îți verifică numărul de telefon.
• Furnizorii de conectare: Google și Apple, când alegi să te conectezi prin ei. Aceștia acționează conform propriilor politici de confidențialitate.
• Cereri directe de pe dispozitivul tău: pe site, hărțile își încarcă imaginile de la OpenFreeMap după ce permiți hărțile („Preferințe” în setările cookie; temei (a)), iar aplicația încarcă fotografiile anunțurilor demonstrative de la Unsplash; aceste servicii primesc adresa ta IP. Când programul tău de e-mail încarcă fonturile din e-mailurile noastre, Google Fonts primește adresa ta IP.
• Autoritățile, când legea o cere, de exemplu autoritatea fiscală pentru raportările DAC7.

Nu vindem datele tale.

4. Transferuri în afara UE

Unii furnizori sau subcontractanții lor prelucrează date în afara Spațiului Economic European, de exemplu în Statele Unite. Ne bazăm pe Cadrul de confidențialitate a datelor UE-SUA unde furnizorul e certificat și pe clauzele contractuale standard ale Comisiei în rest. Furnizorii care pot transfera date în afara SEE sunt: Vercel, Stripe, Twilio, Resend, subîmputerniciții Supabase, Google și Apple.

5. Cât timp păstrăm datele

• Contul tău, cât timp îl ai.
• Când îți ștergi contul, ștergem profilul, notificările și setările, blocările, acceptările și opțiunile de marketing. Cererile deschise se retrag, iar rezervările viitoare se anulează. Rezervările și plățile trecute rămân, fără numele tău, pentru că gazda și contabilitatea noastră au nevoie de ele. Mesajele tale rămân vizibile pentru cealaltă persoană, marcate ca venind de la un utilizator șters; recenziile tale publicate rămân, fără numele tău. Raportările și jurnalele de moderare rămân fără legătură cu tine. Evidențele tale privind cookie-urile rămân fără legătură cu tine.
• Dacă ești gazdă, ștergerea contului șterge și profilul de gazdă, cu excepția cazului în care alți chiriași au rezervări la el; atunci profilul se închide, se dezleagă de tine, iar anunțurile lui sunt scoase de pe platformă.
• Numărul tău de telefon e vizibil pentru gazdă de la confirmare și până la 14 zile după rezervare.
• Alegerea ta privind cookie-urile e valabilă 12 luni; apoi te întrebăm din nou. Evidențele privind cookie-urile se dezleagă la ștergere și apoi nu mai identifică pe nimeni (un ID aleatoriu, fără IP).
• Rezervările, plățile și facturile: pe perioadele stabilite de legislația contabilă și fiscală română: în general 5 ani pentru documentele justificative și 10 ani pentru registrele contabile, de la sfârșitul anului în cauză.
• Dovada acceptărilor și a opțiunilor de marketing se șterge odată cu contul.
• Originalele părților ascunse din mesaje se păstrează cât mesajul căruia îi aparțin; jurnalele de afișare a codului ușii, cât înregistrarea rezervării căreia îi aparțin. Fișierele din mesaje rămân în conversație pentru cealaltă persoană.
• Cardul salvat pentru costurile post-sesiune e detașat (eliminat) odată ce niciun cost post-sesiune nu mai poate fi depus sau nu mai e deschis pentru acea rezervare — termenul de depunere a expirat și fiecare cerere e încasată, închisă sau rambursată — iar când îți ștergi contul, de îndată ce nu mai e nimic deschis. Referința Stripe de client rămâne la înregistrarea rezervării.
• Jurnalele serverelor sunt păstrate de furnizorii noștri pe perioade scurte, stabilite de ei (cel mult 30 de zile).

6. Drepturile tale

Ai dreptul să îți accesezi datele, să le rectifici sau să le ștergi, să restricționezi prelucrarea lor, să le primești într-un format portabil și să te opui prelucrării bazate pe interes legitim. Când ne bazăm pe consimțământul tău, îl poți retrage oricând, fără să fie afectată prelucrarea făcută înainte.

Îți poți modifica singur datele și setările și îți poți șterge contul: pe site, la Cont, iar în aplicație, la Profil. Pentru orice altceva, scrie-ne la contact@cogitocode.ro. Putem să-ți cerem să confirmi cine ești. Îți răspundem în cel mult o lună, gratuit.

Poți depune și o plângere la o autoritate de protecție a datelor. În România, aceasta este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), dataprotection.ro. Te poți adresa și autorității din țara în care locuiești sau lucrezi.

7. Securitate

Baza noastră de date este în UE, iar accesul la fiecare înregistrare e limitat la persoanele care au voie să o vadă. Datele cardului nu ajung niciodată pe serverele noastre. Codurile ușilor sunt arătate doar chiriașului unei rezervări confirmate, doar de la momentul eliberării, iar fiecare afișare se înregistrează.

8. Vârsta

Platforma nu este destinată persoanelor sub 18 ani.

9. Modificări

Fiecare versiune a acestei politici are un număr și o dată, iar versiunile anterioare rămân disponibile pe această pagină. Dacă o modificăm, te anunțăm pe platformă și îți arătăm ce s-a schimbat.